Cổng thông tin điện tử huyện Cẩm Xuyên

Văn bản chỉ có dấu treo có chứng thực được không?

Chứng thực bản sao từ bản chính bắt buộc phải căn cứ vào bản chính của giấy tờ, văn bản. Vậy văn bản chỉ có dấu treo có chứng thực được không?

Trong một số trường hợp, văn bản chỉ đóng dấu treo cũng có thể được chứng thực. Sau đây là giải thích cụ thể:
Dấu treo là con dấu được đóng lên trang đầu hoặc đóng trùm lên 01 phần tên cơ quan, tổ chức, tên của phụ lục kèm theo. Trên thực tế, dấu treo chủ yếu được sử dụng trong 02 trường hợp sau:
- Khi ban hành văn bản: Thường được dùng để đóng dấu lên các phụ lục ban hành kèm theo văn bản chính hoặc các văn bản pháp luật;
- Khi người ký văn bản không phải là người có thẩm quyền đóng dấu lên chữ ký của mình. Dễ thấy trong các xác nhận của Phòng Công tác sinh viên hoặc Quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
Do vậy, đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để ngăn ngừa việc giả mạo, đánh tráo tài liệu.
Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của các nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.
Theo khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015 /NĐ-CP, bản chính để chứng thực bản sao phải là:
- Những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại (nói đơn giản là văn bản do cơ quan Nhà nước cấp);
- Những giấy tờ, văn bản do cá nhận tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Đối chiếu với quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, được tạo ra từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền nhưng người đó không đại diện cho cơ quan, tổ chức ban hành văn bản nên không đóng dấu lên chữ ký mà chỉ đóng dấu treo. Theo đó, văn bản này vẫn là bản chính và được chứng thực bản sao từ bản chính.
Ví dụ:
- Trường hợp cơ quan, đơn vị của người giao quyền không được sử dụng dấu riêng, thì đóng dấu treo của cơ quan cấp trên;
- Trong Quyết định xử phạt vi phạm hành chính, chiến sĩ công an có thẩm quyền xử phạt nhưng không có quyền đóng dấu trực tiếp thì Quyết định được đóng dấu treo…
Như vậy, chỉ bản chính văn bản mới được dùng làm căn cứ để chứng thực bản sao. Việc văn bản chỉ có dấu treo mà không có dấu đóng trực tiếp trên chữ ký có được chứng thực hay không tùy thuộc vào việc văn bản đó có phải là bản chính không.