Cổng thông tin điện tử huyện Cẩm Xuyên

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ CẨM MỸ	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /KH-UBND		Cẩm Mỹ, ngày tháng 01 năm 2024

KẾ HOẠCH
Triển khai công tác văn thư lưu trữ năm 2024

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Công văn số 239/UBND – NV ngày 18/01/2024 của UBND huyện Cẩm Xuyên về việc chỉ đạo triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2024. Uỷ ban nhân dân xã Cẩm Mỹ ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư lưu trữ năm 2024 tại đơn vị như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của các ban, ngành tại UBND xã.
- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan; trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.
- Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra theo kế hoạch của các cấp.
- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các ban, ngành tại đơn vị.
- Đưa công tác văn thư, lưu trữ của các ban, ngành đi vào nền nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.
2. Yêu cầu
- Các ngành tại đơn vị tổ chức triển khai đầy đủ, thống nhất, có hiệu quả các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng theo Kế hoạch này và các quy định pháp luật có liên quan, đồng thời phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương.
- Tập trung triển khai có hiệu quả, đảm bảo đúng tiến độ việc thí điểm lập hồ sơ điện tử trên phần mềm hồ sơ công việc.
- Đưa nội dung thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với cán bộ, công chức, đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.
II. NỘI DUNG TRIỂN KHAI
1. Nhiệm vụ thường xuyên
1.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến tận cán bộ, công chức, đăng tải trên trang thông tin điện tử xã như Luật lưu trữ năm 2011, Nghị định 30/2020/NĐ – CP; Thông tư 10/2022/TT - BNV.
1.2. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ
- Công chức văn phòng – thống kê xây dựng, tham mưu ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành như quy chế văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ …
Thời gian hoàn thành: Trong quý 1 năm 2024.
1.3. Thực hiện các nội dung công tác văn thưu lưu trữ
Các ngành thực hiện đầy đủ các nội dung công tác VTLT tại đơn vị đảm bảo đúng quy định của pháp luật, cụ thể:
a) Công tác soạn thảo và quy trình ban hành văn bản giấy, văn bản điện tử;
b) Quản lý văn bản giấy và văn bản điện tử đến, đi;
c) Công tác lập hồ sơ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu giấy và hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan;
d) Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số;
đ) Quản lý và sử dụng con dấu;
e) Công tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
f) Công tác xác định giá trị tài liệu, hủy tài liệu hết giá trị;
g) Công tác bảo quản, thống kê, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thời gian thực hiện: thường xuyên trong năm
1.4. Công tác tự kiểm tra
a) Công chức Văn phòng – thống kê: xây dựng kế hoạch và tổ chức lồng ghép tự kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ tại cơ quan, theo quy định.
- Nội dung kiểm tra tập trung vào các nội dung sau:
+ Về công tác văn thư: Việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử); lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (bao gồm hồ sơ, tài liệu giấy và hồ sơ, tài liệu điện tử theo danh mục hồ sơ cơ quan đã ban hành); quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số; phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
+ Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; mua sắm trang thiết bị và các biện pháp bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ…
1.5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ theo các mục tiêu thực hiện chuyển đổi số, phát triển chính quyền số, thúc đẩy cải cách hành chính trên địa bàn xã.
- Thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử trên phần mềm Hồ sơ công việc đảm bảo 60% hồ sơ công việc (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước và hồ sơ có thành phần tài liệu phức tạp như khổ giấy lớn hoặc đóng quyển dày…); thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử, bảo đảm an toàn thông tin mạng tại cơ quan.
1.6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan
- Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn các ngành thực hiện lập hồ sơ công việc, thống kê mục lục tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tiêu huỷ tài liệu lưu trữ hết giá trị theo quy định của pháp luật.
1.7. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ
Bố trí kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư theo quy định tại Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; kinh phí cho hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ.
2. Nhiệm vụ trọng tâm năm 2024
- Triển khai các nội dung về công tác văn thư lưu trữ theo Kế hoạch của cấp trên, thực hiện các nội dung liên quan và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 tại đơn vị đúng quy định và đảm bảo thời gian.
- Thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn quy định.
- Tăng cường công tác lập hồ sơ chuyên môn theo lĩnh vực phụ trách. Tiếp tục rà soát, thực hiện việc rà soát, cập nhật Danh mục hồ sơ năm 2024; tạo hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống TD-Office theo quy định.
- Cử công chức phụ trách tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo kế hoạch của cấp trên.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Văn phòng HĐND-UBND xã
- Tiếp tục triển khai, hướng dẫn các các ngành thực hiện nghiêm túc các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ.
- Kiểm tra việc ban hành văn bản của các ngành về mặt thể thức. Thường xuyên theo dõi, đốc thúc các ngành thực hiện ký số văn bản theo quy định.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của UBND huyện đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ.
- Căn cứ nội dung của Kế hoạch này, phối hợp với các ngành có liên quan tổ chức quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo quy định.
- Tổng hợp danh mục hồ sơ của các ngành chuyên môn, trình ban hành danh mục hồ sơ năm 2024 của UBND xã.
- Kiểm tra việc cập nhật danh mục hồ sơ điện tử của các ngành chuyên môn trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; chú trọng kiểm tra, thường xuyên đôn đốc cán bộ, công chức tại đơn vị trong việc lập hồ sơ điện tử. Hướng dẫn cán bộ, công chức trong quá trình cập nhật danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và các nội dung khác liên quan đến thao tác, tác nghiệp trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
2. Các ban, ngành liên quan
- Tập trung rà soát, xây dựng danh mục hồ sơ của ngành mình gửi về văn phòng UBND xã để tổng hợp báo cáo UBND huyện.
- Thực hiện trao đổi gửi nhận văn bản trên hệ thống TD-Office, cập nhật danh mục hồ sơ, lập hồ sơ điện tử theo quy định.
Trên đây là kế hoạch triển khai công tác văn thư lưu trữ năm 2024. Yêu cầu các ngành tập trung triển khai thực hiện nghiêm túc. Quá trình thực hiện có vướng mắc, khó khăn phản ánh về Văn phòng UBND xã để được hướng dẫn.
Giao Văn phòng UBND xã theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc việc triển khai thực hiện Kế hoạch này; định kỳ tổng hợp, báo cáo UBND xã và các cấp trên theo quy định./.

Nơi nhận:
- TT Đảng ủy; TT HĐND xã;
- Chủ tịch, PCT UBND xã;
- CBCC;
- Lưu: VT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

Hà Huy Hùng